GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ NỀN TẢNG (Pháp lý & Hàng hóa)
Đây là các bước doanh nghiệp cần hoàn tất trước khi ký kết hợp đồng xuất khẩu cụ thể.
Bước 1: Tư cách pháp nhân và Đăng ký kinh doanh
- Nội dung: Doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong ngành nghề kinh doanh phải có mã ngành phù hợp với hoạt động xuất khẩu nông sản (ví dụ: Mã 4632: Bán buôn thực phẩm).
- Pháp lý: Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, cà phê không thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu theo giấy phép. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần có tư cách pháp nhân kinh doanh là có thể xuất khẩu.
- Lưu ý: Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số (Token) và đăng ký tài khoản trên Hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan để khai báo hải quan điện tử.
Bước 2: Chuẩn bị nguồn hàng và Đóng gói
- Xác định loại cà phê: Robusta hay Arabica, cấp độ chất lượng (Grade 1, Grade 2), tỷ lệ hạt đen/vỡ, độ ẩm (thường yêu cầu <12.5%), tạp chất.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Cần tham khảo TCVN 4193:2014 (Cà phê nhân – Yêu cầu kỹ thuật) hoặc các tiêu chuẩn quốc tế (SCA) theo yêu cầu của người mua.
- Quy cách đóng gói (Packing):
- Phổ biến nhất: Đóng trong bao đay (Jute bag) mới, trọng lượng tịnh 60 kg/bao.
- Xu hướng mới: Đóng trong túi GrainPro (túi nilon chuyên dụng chống ẩm mốc) bên trong bao đay, hoặc đóng số lượng lớn (Bulk) trong container có lót túi (Liner).
GIAI ĐOẠN 2: KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VÀ THUÊ TÀU
Bước 3: Đàm phán và Ký kết Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất quy định quyền và nghĩa vụ hai bên. Các điều khoản cần chính xác:
- Commodity (Hàng hóa): Mô tả chi tiết tên, loại, phẩm cấp chất lượng.
- Quantity (Số lượng): Ví dụ: 19.2 Metric Tons (tương đương 1 container 20ft đóng đầy bao 60kg).
- Price (Giá cả): Kèm điều kiện Incoterms (ví dụ: USD 4,500/MT FOB Cat Lai Port).
- Incoterms 2020: Phổ biến là FOB (Giao hàng lên tàu), CFR (Tiền hàng và cước phí), CIF (Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí).
- Payment Terms (Thanh toán): T/T (Chuyển tiền bằng điện), L/C (Thư tín dụng), hoặc D/P (Nhờ thu chấp nhận thanh toán).
- Shipment period (Thời gian giao hàng): Khoảng thời gian cụ thể tàu phải chạy.
- Documents (Bộ chứng từ): Liệt kê chính xác các loại giấy tờ người bán phải cung cấp cho người mua.
Bước 4: Thuê tàu và Lấy Lệnh cấp container (Booking)
- Nếu bán giá FOB: Người mua chịu trách nhiệm thuê tàu. Họ sẽ gửi cho bạn Shipping Instruction (SI). Bạn cầm SI liên hệ hãng tàu tại VN để lấy Booking Note (Lệnh đặt chỗ).
- Nếu bán giá CFR/CIF: Bạn (Người bán) chủ động liên hệ Forwarder hoặc Hãng tàu để check giá cước (Freight) và lịch tàu (Sailing schedule). Sau khi đồng ý giá, bạn sẽ nhận được Booking Note.
- Lưu ý trên Booking: Cần kiểm tra kỹ: Cảng đi (POL – Port of Loading, vd: Cat Lai), Cảng đến (POD – Port of Discharge), Ngày tàu chạy (ETD), Thời gian cắt máng (Closing time/Cut-off time) – đây là hạn cuối cùng phải hạ container về cảng và khai hải quan.
GIAI ĐOẠN 3: THỰC HIỆN LOGISTICS TẠI VIỆT NAM
Bước 5: Đóng hàng và Vận chuyển nội địa (Trucking)
- Dựa trên Booking Note: Cầm lệnh đến depot (bãi chứa) container rỗng để pick-up (lấy) container. Phải kiểm tra kỹ container (không thủng, rách, bẩn, mùi lạ, khóa cửa chắc chắn) vì cà phê rất nhạy cảm với độ ẩm.
- Vận chuyển về kho: Kéo container rỗng về kho hàng (nhà máy) để đóng cà phê vào.
- Đóng hàng: Phải lót giấy hoặc nilon dưới sàn và xung quanh thành container để chống ẩm. Sử dụng các túi hút ẩm chuyên dụng treo trong container.
- Kẹp chì (Sealing): Sau khi đóng xong, đóng cửa container và kẹp chì (bảo mật của hãng tàu). Ghi lại số chì (Seal no.) và số container.
- Vận chuyển hạ bãi (Hạ cảng): Kéo container đã đóng hàng ra cảng chỉ định trên Booking trước Closing time. Cảng sẽ cấp Phiếu nhập kho (EIR) xác nhận container đã hạ.
Bước 6: Hun trùng (Fumigation) – BẮT BUỘC Cà phê là nông sản, dễ bị mối mọt, côn trùng tấn công trên đường biển dài ngày.
- Thời điểm: Thực hiện ngay khi container đã hạ tại bãi cảng hoặc đôi khi tại kho trước khi niêm phong.
- Thực hiện: Thuê công ty hun trùng chuyên nghiệp. Họ sẽ đặt thuốc (thường là Methyl Bromide hoặc Phosphine) vào container qua khe hở cửa.
- Kết quả: Sau khi tàu chạy, họ sẽ cấp Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate).
Bước 7: Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) – BẮT BUỘC Đây là quy định của Việt Nam và nước nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa không mang theo mầm bệnh.
- Đăng ký hồ sơ: Đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) cho Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng tương ứng (ví dụ: Vùng 2 ở TP.HCM).
- Lấy mẫu: Cán bộ kiểm dịch sẽ đến cảng hoặc kho để lấy mẫu cà phê nhân để xét nghiệm.
- Kết quả: Nếu đạt chuẩn, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) (thường sau 1-2 ngày tàu chạy).
GIAI ĐOẠN 4: THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU
Bước 8: Khai báo Hải quan điện tử
- Mã HS (HS Code) Cà phê:
- 0901 11: Cà phê nhân xanh (chưa rang, chưa khử cafein).
- 0901 21: Cà phê rang (chưa khử cafein).
- Lập hồ sơ khai báo trên phần mềm ECUS: Dựa trên Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Booking Note.
- Truyền tờ khai: Hệ thống VNACCS sẽ tự động phân luồng:
- Luồng Xanh (1): Thông quan ngay. Cầm “Mã vạch tờ khai” ra cảng để làm thủ tục vô sổ tàu.
- Luồng Vàng (2): Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy.
- Luồng Đỏ (3): Hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (mở container). Luồng này tốn chi phí và thời gian nhất.
- Pháp lý về Thuế: Theo luật hiện hành, cà phê xuất khẩu có thuế suất Thuế xuất khẩu là 0%. Thuế giá trị gia tăng (VAT) đầu ra cũng là 0% (nhưng doanh nghiệp vẫn cần quản lý hóa đơn đầu vào tốt để được khấu trừ).
Bước 9: Thông quan và Vô sổ tàu
- Vô sổ tàu: Sau khi tờ khai được thông quan (xanh/vàng/đỏ), doanh nghiệp (hoặc Forwarder) mang Mã vạch và tờ khai đến Văn phòng đội tàu tại cảng để thực hiện bước “vô sổ tàu”, chính xác là xác nhận container sẽ được xếp lên đúng con tàu đã booking.
- Cảng xếp hàng: Container được cẩu lên tàu.
GIAI ĐOẠN 5: HOÀN TẤT CHỨNG TỪ VÀ THANH TOÁN
Bước 10: Lấy Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) Sau khi tàu chạy (ETD), hãng tàu sẽ cấp B/L. B/L là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển và là chứng từ sở hữu hàng hóa.
- Loại B/L: Tùy thuộc vào điều kiện thanh toán:
- Original B/L (Vận đơn gốc): Gồm 3 bản gốc, người mua cần có bản gốc để nhận hàng.
- Telex Release (Điện giải phóng hàng): Không cần vận đơn gốc, người mua nhận hàng bằng fax/email xác nhận.
- Sea Waybill: Vận đơn không chuyển nhượng, người mua nhận hàng chỉ cần chứng minh danh tính.
Bước 11: Xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (Optional)
- Mục đích: Giúp người mua được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu tại nước họ (vd: EVFTA sang Châu Âu, CPTPP sang Nhật/Canada, v.v.).
- Cơ quan cấp: ベトナム商工会議所（VCCI）または商工省傘下の地方輸出入管理部門。ecosys.gov.vnシステムに登録してください。.
ステップ12：書類をまとめて購入者に送付します。 上記で挙げた書類をすべて1つにまとめてください。 文書一式 契約書／信用状に規定されているとおり：
- 商業送り状 – 原本3部。.
- 梱包内容 – オリジナルコピー3部。.
- 船荷証券 – フルセット（原本／テレックス／海上輸送）。.
- 植物検疫証明書 – 原本1部、コピー1部。.
- 燻蒸証明書 – 原本1部、コピー1部。.
- 原産地証明書（C/O）（該当する場合） – 原本1部、コピー1部。.
- 保険証書 – CIF価格での販売時のみ有効です。.
送信方法：
- L/C/D/Pで支払う場合：商業銀行を通して送金してください。.
- 支払いがT/Tで行われる場合：速達便（DHL/FedEx）で購入者へ直接発送します。.
ステップ13：取引が完了しました。 購入者は書類を受け取り、代金を支払い、その書類を使って輸入手続きを完了させ、仕向港で商品を受け取ります。あなたは会計処理と仕入付加価値税の控除のために輸出記録を保管します。.
注：このプロセスは標準化されています。市場（米国、EU、中国など）や各購入者の具体的な要件によっては、レインフォレスト・アライアンス、4C、フェアトレード、FDA（米国の場合）、残留農薬検査（MRL）などの追加のサステナビリティ認証を提供する必要がある場合があります。.
この詳細かつ正確なガイドが、皆様の業務にお役に立てれば幸いです。.
